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Smart Working. Come organizzare i virtual meeting. L’ABC.

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Immaginate questa scena. Multinazionale. Tutto il team – 15 persone – convocato in riunione dal direttore di funzione. Sala meeting all’ultimo piano. La riunione inizia alle 10.00. Arrivate lì precisi alle 9.55 e la porta della sala è chiusa. Si forma un capannello di 15 persone che attendo in piedi davanti alla porta. 10.00. Nessuno apre. Porta chiusa. Cosa succede? Il direttore c’è? Sta bene? Ci siamo persi qualcosa? Siamo nel posto giusto? Alle 10.10 si apre la porta. Dentro c’è il direttore in piedi che inizia subito a parlare, non c’è neanche il tempo di sedersi, siamo in ritardo. Vi sedete in fretta e invece di ascoltare ognuno fa rumore, parla con gli altri, ride, schiamazza. Non si sente una mazza. Qualcuno esce dalla porta, qualcuno entra, a caso, ed ogni volta chi esce dice a voce alta ‘esco’ e chi entra dice a voce alta ‘entro’. Invece di commentare uno alla volta tutti parlano contemporaneamente. A un certo punto uno prende un fischietto e si mette a fischiare fortissimo. Sarebbe accettabile?

Settimana scorsa. Virtual meeting fissato da un collega inglese per le 10.00. Dalla sede italiana siamo in 3 ad assistere, saremo in 50 da tutto il mondo. 9.55 mi collego al link della virtual room dell’organizzatore. L’organizzatore non ha ancora dato il via alla riunione. Riproviamo fra 3 minuti. 9.58. Niente. 10.00 niente. Messaggio dal sistema. L’host non ha ancora fatto partire il meeting. Vuoi notificare all’host che sei in attesa? Io cambierei il messaggio: vuoi notificare all’host che è un pistola e che chi organizza le riunioni si deve preparare prima e deve far partire il meeting almeno 10 minuti prima dell’orario di inizio ufficiale?

10.03 finalmente ci siamo, ci colleghiamo, l’organizzatore comincia a parlare, il sistema ci notifica quelli che man mano si collegano, non si capisce una mazza per i primi 10 minuti perché è un continuo ‘XX has joined the conference’, ‘XX has left the conference’. Le persone che si collegano non si mettono in muto, rumore di fondo fastidiosissimo, il relatore che non sa come mettere in mute i partecipanti, rimbombo del rumore con feedback acustico e relativo effetto Larsen. Tutte le volte è così. Ma si può? Mi figlia direbbe, papi ma ce la fai? Ma ti pare?

Siamo nell’era dello Smart Working. Bene. Bello. Tanti benefici.

Tra le tecnologie abilitanti dello Smart Working ci sono i virtual meeting. Però vanno fatti con buon senso.

Alcuni consigli per la riuscita di un virtual meeting.

Se sei l’organizzatore:

  • Prenotati una saletta silenziosa per un periodo che va da 30 minuti prima del meeting a 30 minuti dopo il meeting
  • Avrai così il tempo di settare tutto bene (connessioni, audio, monitor, ..), non avrai rumori di fondo (tipo colleghi che parlano) e non disturberai colleghi in open space
  • Se il meeting dovesse protrarsi per altri 10 minuti non avrai persone che bussano alla porta della saletta mentre stai ancora parlando
  • Se non hai una saletta dedicata usa le cuffiette, vietato telefono/notebook in viva voce in ambienti open space
  • Fai partire il virtual meeting 10 minuti prima e mettiti in muto
  • Saluta chi si collega e avvisa di mettersi in muto
  • Parti puntuale
  • Alla partenza informa tutti di mettersi in muto (o mettili in muto tu) per evitare feedback acustici e rumori di fondo
  • Informa che per intervenire bisogna togliere il muto, DIRE CHI SI E’ (non tutti riconoscono la voce di tutti, specie se si è colleghi esteri e se la qualità della connessione non è al top), parlare e poi rimettersi in muto
  • Finisci puntuale
  • Quando finisci ricordati di terminare la sessione, se no dall’altra parte continuano a sentire e magari ti scappa qualche commento inappropriato (tipo: quel demente di Mario tutte le volte solleva la solita questione del prezzo di X, e Mario è lì che sente…)

Se sei un partecipante:

  • Collegati 5 minuti prima
  • Saluta e mettiti in muto
  • Se vuoi intervenire togli il muto, pronuncia il tuo nome e parla, poi mettiti in muto
  • Stai attento, soprattutto se sei intervenuto prima (magari l’organizzatore si rivolge a te e fa una domanda, non è bello se stai facendo altro e non te ne accorgi)
  • Non abbandonare il meeting in anticipo
  • Se pensi che il relatore poi non ti lascerà le slide organizzati per registrare la sessione o fai gli screen shot di ogni slide e copiali al volo in una ppt vuota (preparati prima una ppt con 100 slide vuote così non perdi tempo durante la call)
  • Se partecipi dalla tua postazione in ufficio usa le cuffiette per evitare di disturbare i colleghi in open space
  • Se partecipi da casa usa le cuffiette per evitare rumori di fondo tipo bambini che piangono, cani che abbaiano, galli che cantano, auto che sgommano, sirene, etc.
  • Se abiliti la video camera poi ricordati che gli altri ti vedono (se ti alzi e te ne vai per 15 min non è bello, se ti addormenti non è bello, se mentre partecipi lavori ad altro non è bello ..)

Viva lo Smart Working, viva la tecnologia, viva il buon senso e le care vecchie buone maniere.

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